柳州职业技术学院采购管理程序,流程一:公开招标、竞争性谈判等(大宗采购)

来源: 发布时间:2017-12-20 浏览次数:68 次 【字体:

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流程一:公开招标、竞争性谈判等(大宗采购)

流程图

实施

部门

责任人

过程描述及注意事项

支持性文件及记录

申购部门

负责人

1.立项通过且资金落实后二十个工作日内,通过crp邮件形式向资产管理科申请召开采购论证会。

2.同时,申购部门须将立项论证相关材料、采购需求、三家询价报价表电子版发给资产管理科及内部审计室。

立项论证会议记要、项目申报书、三家报价函

内部审计室

科员

内部审计人员对申购部门提交到三家询价函进行抽查,审核预算价的制定依据是否充分、价格是否合理;审核文件中招标控制价的金额是否真实合理。

 

资产管理科

科长

1. 资产管理科从专家库中邀请专家参与项目论证,包括审计人员、财务人员、教务处(科技处)和后勤与资产管理处人员参与。

2.论证包括项目适用性、先进性,技术参数,商务要求,预算价格合理性,是否有排他性等等。确保至少三家能满足要求。

《采购论证会议记录》

申购部门

负责人

预算内项目资金50万元以上,预算外项目资金20万元内的项目提交校务会审定。申购部门经分管校领导报校长办公会审议。《柳州职业技术学院校长办公会议事规则》通知

柳职院党字201615  

申购部门

负责人

1.根据采购论证会议修改采购需求,同时审核、修改评分标准中等含有技术参数的内容及售后服务等相关商务要求。相关修改意见必须报资产管理科备案。

2.项目采购论证会议通过后五个工作日内,由申购部门办理网上采购审批手续,填报“设备、器材、维修和服务等采购事项审批表”,上传项目论证相关资料(含校务会决议)、采购需求及三家报价等;同时向资产管理科提交项目申报书、采购需求、三家报价纸质资料,以便办理教育局财政局相关审批手续。

立项论证会议记要、采购论证会议纪要、项目申报书、校长办公会决议

后勤与资产管理处

 

财务处

采购干事

 

综合科科长

1.向政府相关部门报批采购项目,政府批复项目后,不能实质性修改采购方案,否则废除该方案重新申报。

2.政采审批表由后勤处汇总,资金方向由财务处填报。

3.向教育局报送政采审批表。并在审批完之后录入政采系统,由财政局进行审批。(10+2+7工作日)

《柳州市教育系统政府采购项目审批表》

招标代理机构

负责人

1.根据申购部门提出的参数、商务要求编写招标文件,对采购需求中有可能出现异议或不符合相关法规的提出修改建议,通过采购干事告知申购部门。

2.根据招标代理机构意见,组织本部门专业人员对技术参数进行研讨修改,并报采购干事进行复核,确保标书中不出现不符合相关法规的内容。

3.标书修改需通过采购干事且用邮件方式传递。

4.招标代理机构对定稿的标书进行网上预公示(3天)、公告(20天)。(竞谈是公告10天)期间,项目有质疑或投诉的,后勤处组织二级学院相关人员进行质疑或投诉的答复。如果质疑或投诉有效,需要对标书进行修改,并发布更正公告。时间要求:接到质疑,7个工作日内答复;若不满意,则投诉。接到投诉,7个工作日答复。需要修改的,发布更正公告。同时更正公告至少距开标当日15天,若不足,则需要延期。

招标文件

 

流程图

实施

部门

责任人

过程描述及注意事项

支持性文件及记录

招标代理机构

项目负责人

1. 负责招投标相关事宜,包括发布招标信息,接受报名,接受答疑、评标和接受质询等。

2. 按照采购相关政策,学校随机抽取一名代表,参与评标。

3. 后勤与资产管理处一人参与评标过程。

4. 内部审计室指派一人参与评标过程。

5. 招标代理机构负责发布中标通知书。

1个工作日;  公告7个工作日

后勤与资产管理处

科长    

1. 后勤与资产管理处负责合同商务条款的审核。

2. 采购部门负责合同技术条款相关内容的审核。

3. 资产科负责组织合同送审签订,参考合同评审程序执行。

4. 资产科负责组织中标供应与采购申请部门对接。

《采购项目合同》1个月内要完成

申购部门

负责人

1.申购部门对中标商提供的设备对照合同条款逐一验货并签字,保证执行数量、品牌、规格、质量或服务与合同一致。

2.全部货物签收完成五个工作日内,申请采购部门提交《政府采购合同款、履约保证金支付意见表》于财务处,根据合同付款条款办理支付首款手续,并报资产管理科备案。

《采购项目合同》、《政府采购合同款、履约保证金支付意见表》

申购部门

负责人

1. 各部门组织供应商进行项目实施。

2. 各部门组织项目实施过程质量监督。

涉及变更 

办法36、37条

申购部门

负责人

1.项目完成后,项目负责人及相关人员根据合同条款对于产品或服务进行初验收,初步验收。

2.在初验过程中发现问题,应及时反馈提交中标商解决。初验合格后,应出具项目初步验收报告,需要使用部门两名专业老师签字、一名部门主管采购领导签字确认

3.初步验收通过3个工作日内,通过crp邮件形式向后勤与资产管理处申请办理学校验收手续。

“关于强调项目初步验收的通知”

2017.11.13

 

后勤与资产管理处

资产干事

1.产品/服务验收由后勤与资产管理处、申购部门、财务处、内部审计室和相关部门,以及邀请专家进行验收。验收以合同为依据,对货物的数量与质量,按相关技术要求或产品验收标准,申购部门填写《柳州职业技术学院采购项目验收报告》,验收后验收组成员签字。

2.必要时,邀请校外专家进行验收。聘请校外专家费用应在项目预算中体现。

《采购项目验收报告》

申购部门

负责人

货物验收合格后五个工作日内,申购部门提交《采购项目验收报告》、《采购项目合同书》、购货发票、《固定资产入库单》、《政府采购合同款、履约保证金支付意见表》等构成报账结算凭证,到财务处办理结算手续,同时报后勤与资产管理处备案

 

后勤与资产管理处

科长

1. 对采购过程进行总结,发现问题并制定对策防止再发生。

2. 对供应商评审进行评审,包括产品/服务质量、价格、交货及时性、售后服务情况和人员服务态度等方面。

3. 对招标代理机构进行服务质量评审,包括采购及时性、专业性、流标率控制情况和政策咨询等方面。

4. 供应商和代理机构评价,由后勤与资产管理处、采购申请部门、相关部门、财务处、审计室等部门进行。

5. 根据评分情况,动态调整供应商库和代理机构库。

《供应商评价表》

《招标代理机构评价表》